Cómo una gran marca de panadería garantiza el futuro a largo plazo de sus 130 establecimientos

Garantizar la calidad y seguridad de los alimentos

Dado que sus actividades y el número de centros en los que operan cambian con regularidad, las grandes cadenas tratan de optimizar los recursos que necesitan para garantizar el futuro a largo plazo de sus marcas. Impulsado en particular por los diversos escándalos y la desconfianza de los consumidores, el sector alimentario invierte más en soluciones digitales de autocontrol.

En 2018, uno de nuestros clientes panaderos decidió reforzar su Seguridad Alimentaria en toda su red.

"Necesitábamos motivar a nuestros equipos para que cumplieran los procedimientos. Pedirles que rellenaran y escanearan hojas de papel no era una forma eficaz de ayudarles en su trabajo diario. Parecía obvio que necesitábamos una herramienta digital para ayudar sobre el terreno, supervisar en tiempo real y gestionar a distancia", explica el Director de Calidad de la empresa.

En busca de una solución que realmente se adapte a sus necesidades

En 2019, tras una fase de prueba en competencia con otra solución, la responsable de calidad y su equipo optaron por Eezytrace.

"Eezytrace era más flexible. La solución puede personalizarse y adaptarse a nuestras necesidades. Ya nos estamos beneficiando de los desarrollos realizados a petición nuestra. Incluso vamos más allá del APPCC con la posibilidad de realizar controles específicos para nuestra marca."

La marca equipada se beneficia, por ejemplo, del autocontrol de los productos en los escaparates al final del día. 

"Esta inspección también permite a la persona que la realiza adoptar el punto de vista de un cliente. Ver lo que ven cuando entran en la panadería. Esta sencilla acción ha impulsado las ventas al final del día y evita el despilfarro".

Un primer paso hacia el cumplimiento de los procedimientos

Al principio, la introducción de la herramienta puso de manifiesto los riesgos asociados a los controles APPCC basados en papel.

"Con el papel, algunos centros tenían dificultades para seguir perfectamente los procedimientos y cumplir la normativa mínima. Desde la implantación de Eezytrace, los autocontroles se realizan a lo largo del día y se registran automáticamente. El apoyo a los nuevos empleados es un buen ejemplo de lo fácil que es utilizarlo. Ahora sólo necesitamos 30 minutos de formación, cuando antes tardábamos medio día" .

La marca también se ha liberado de muchas de las limitaciones asociadas a la trazabilidad, como recortar etiquetas, archivarlas y almacenarlas en las instalaciones, imprimir y escanear documentos, etc. Todo ello ahorra a cada centro 2 horas a la semana.

El responsable de calidad también utiliza la solución como base documental.

"Podemos actualizar todos los elementos de una panadería a distancia sin tener que volver a imprimir. Además de ahorrar papel y tinta, podemos hablar de las horas ahorradas. Si sumamos el tiempo ahorrado en todos los documentos de procedimiento, hojas de recetas y material promocional, ahorramos más de 2 horas a la semana. Y podemos estar seguros de que están utilizando la última versión.

El viejo problema de tener que rellenar las hojas de control una vez al mes se ha resuelto introduciendo el concepto de frecuencia y el registro obligatorio en la tableta.

"La herramienta ha sido bien comprendida e integrada por los equipos, que se implican cada vez más en el tema. Ya no tenemos que pedir que se lleven a cabo autocontroles. El acceso remoto a los datos permite controlar en tiempo real lo que se hace en la obra. Analizamos y controlamos realmente lo que se va a hacer cada día.

Conseguir proteger y perpetuar la marca

El reto para el equipo encargado de la seguridad alimentaria era garantizar que los procedimientos se llevaran a cabo correctamente en los 130 centros. Al elegir Eezytrace y el módulo Explore, ahora tiene acceso a un análisis avanzado de su red, en tiempo real y a distancia.

"La solución detecta riesgos que son invisibles con simples visitas a las instalaciones. Podemos reaccionar rápidamente, mientras que antes nos habríamos dado cuenta de que algo iba mal al cabo de 3 meses, después de una auditoría. Comprobar un centro lleva ahora 5 minutos, mientras que antes tardábamos 2 horas en realizar una comprobación completa de los documentos".

La marca confía en los filtros y el tratamiento de datos de Eezytrace para destacar la información que necesita.

"Cada semana visualizo los 10 sitios que corren más riesgo. Entonces puedo poner en marcha las acciones necesarias, como cursos de formación, intervenciones de nuestro personal de apoyo, etcétera. Las herramientas de gestión me permiten acceder a los datos de forma muy sencilla. Elaboro informes semanales para los jefes de sector y de gestión. Esto nos permite centrar las auditorías y visitas de nuestros monitores y jefes de sector en los lugares prioritarios. Y ver en qué punto estamos y cómo progresamos. "

Con un acceso simplificado a los datos y a la situación real de un centro, las empresas pueden estar seguras de cumplir sus procedimientos internos y las expectativas normativas, como los controles de limpieza, los controles de temperatura, la trazabilidad, etc.

"Conocemos la situación sanitaria de cada panadería y nunca nos sorprende el resultado de una inspección reglamentaria. El uso de Eezytrace está bien visto por los servicios oficiales. Los procedimientos son más minuciosos y se realizan mejor".

Una marca protegida por Eezytrace

Tras varios años de uso, el responsable de calidad ha visto un retorno de la inversión difícil de cuantificar, pero muy real.

"La solución cuesta inevitablemente más que los portátiles. Pero el reto es proteger y perpetuar tu marca. Cerrar un sitio y dañar tu marca puede costar mucho más. Es una solución sencilla de aplicar y que evita muchos problemas.