MGEN garantiza la trazabilidad sanitaria y alcanza el objetivo «cero papel» mediante la centralización de sus datos HACCP

Sector sanitario y sociosanitario 

56 establecimientos

30 segundos Tiempo necesario para una comprobación en el momento de la recepción 

0 % Volumen de archivo físico (cero papel) 

100 % Tasa de adopción por parte de los equipos en 3 meses

Lo esencial en pocas palabras: MGEN

El reto 

MGEN utilizaba un sistema totalmente en papel para gestionar su Plan de Control Sanitario. Este funcionamiento, pesado y lento, generaba numerosos errores humanos, pérdidas de información crítica (etiquetas ilegibles, documentos extraviados) y una carga administrativa cada vez mayor para los equipos sobre el terreno.

Esta organización complicaba la trazabilidad de los productos, debilitaba la fiabilidad de los datos e impedía cualquier supervisión a distancia por parte de la dirección. Ante estas limitaciones estructurales, MGEN tuvo que modificar su sistema de gestión del Plan de Control Sanitario.

La solución 

La implementación de la aplicación Eezytrace en tabletas táctiles, junto con impresoras conectadas para editar las fechas de caducidad (DLC). El tradicional corte de etiquetas ha sido sustituido por una simple foto integrada en la aplicación.

Los beneficios 

La adopción de Eezytrace ha eliminado las molestias relacionadas con el papel: los registros se realizan con unos pocos clics, sin necesidad de volver a introducir datos ni archivar físicamente, lo que reduce drásticamente el tiempo dedicado a las tareas administrativas.

Los riesgos de errores y pérdidas de datos se han eliminado gracias a la centralización y la protección automática de la información sanitaria. Las etiquetas son legibles, los registros están completos y la trazabilidad de los productos es instantánea.

Ahora, la dirección dispone de visibilidad en tiempo real de todas las instalaciones, lo que permite una gestión remota eficaz. Los equipos se sienten más tranquilos ante las exigencias normativas, gracias a un sistema fiable, estructurado y siempre actualizado.

Resultados clave 

El tiempo de control se redujo a treinta segundos por producto. La adopción total de la herramienta por parte de un equipo heterogéneo en un plazo de tres meses. La eliminación definitiva de los costes relacionados con el archivo físico y la compra de papel y tinta necesarios para imprimir las hojas de autocontrol, los planes de limpieza y otros documentos.

Una modernización indispensable para la seguridad de los pacientes

MGEN es una importante entidad que gestiona una red de cincuenta y seis centros sanitarios y sociosanitarios que acogen a poblaciones vulnerables. En su centro piloto, el equipo dirigido por la jefa de cocina Christine Amiran prepara alrededor de 180 comidas al día con productos frescos, los siete días de la semana. En 2022, ante los retos vitales que plantea la restauración en entornos sanitarios —la seguridad sanitaria de los pacientes vulnerables, la prevención de intoxicaciones alimentarias, el estricto cumplimiento de las normas HACCP y la trazabilidad impecable de los productos—, MGEN ha decidido modernizar sus herramientas de control mediante la implementación de la aplicación Eezytrace para ganar en fiabilidad y comodidad de ejecución.

Sustitución de un sistema obsoleto basado en papel para garantizar la seguridad de la producción

En un entorno en el que la alimentación forma parte integrante del proceso asistencial, la seguridad sanitaria no admite aproximaciones. Hasta hace poco, la gestión de los autocontroles de MGEN se basaba únicamente en archivadores en papel. Este sistema presentaba importantes limitaciones operativas, ya que generaba un archivo físico especialmente voluminoso en las oficinas. La introducción manual de las temperaturas o las fechas de caducidad resultaba muy pesada para los equipos que trabajaban con flujos ajustados.

Además, los cocineros tenían verdaderas dificultades para garantizar una trazabilidad perfecta de determinados productos. Recortar y conservar las etiquetas de las latas o las botellas de leche resultaba poco higiénico, y los trozos de papel a menudo se perdían o se ensuciaban. Christine Amiran explica que el registro de estos controles requería mucho tiempo y que, lamentablemente, los datos no siempre eran exhaustivos. Además, la falta de datos digitalizados impedía a la dirección tener una visión general de las operaciones a distancia, lo que dificultaba la colaboración y la supervisión.

Implementación personalizada de una solución digital

«Comparé con otra solución, pero Eezytrace nos convenía más por el hecho de poder personalizar al máximo la herramienta... La solución ofrece una gran flexibilidad de configuración, lo que permite integrar elementos totalmente adaptados a las especificidades del establecimiento».

Para hacer frente a estos retos, la dirección optó por la solución Eezytrace. Esta elección se debió a la excepcional capacidad de la plataforma para personalizarse y adaptarse fielmente al Plan de Control Sanitario existente. En lugar de imponer un funcionamiento estandarizado, la herramienta se configuró para integrar las recetas, los productos y los hábitos de control específicos de MGEN.

La implementación se acompañó de equipos adaptados, incluyendo tabletas táctiles para facilitar la movilidad en la cocina e impresoras conectadas para generar etiquetas secundarias perfectamente limpias. Para acompañar el cambio, se optó por un enfoque pedagógico con un periodo de doble trazabilidad que combinaba papel y tableta. Este método tranquilizó a los usuarios. Ante la ergonomía especialmente intuitiva de la aplicación, todos los empleados abandonaron rápidamente las carpetas.

Una transformación radical de los procesos sanitarios

Con la adopción de esta nueva herramienta, MGEN ha centralizado todos sus datos sanitarios, lo que ha transformado profundamente el día a día de sus equipos y ha elevado su nivel de exigencia.

Controles fiables para una tranquilidad total 

Toda la información de trazabilidad se verifica al instante. La aplicación actúa como un asistente inteligente que alerta inmediatamente a los agentes cuando se registra una temperatura fuera de lo normal, lo que obliga a tomar medidas correctivas de inmediato. La laboriosa gestión de los envases se ha revolucionado con la integración de las fotos. Para todos los productos, fotografiar la etiqueta ha resultado mucho más eficaz, lo que al mismo tiempo ha permitido limpiar las superficies de trabajo, antes cubiertas de cartones recortados. Durante las inspecciones oficiales, la capacidad de filtrar instantáneamente el historial digital demuestra el compromiso y el control del establecimiento.

Equipos valorados y gestión facilitada 

La eliminación de las tareas administrativas repetitivas ha liberado un tiempo muy valioso. Ahora, el control de un producto en el momento de la recepción se realiza en 30 segundos. Esta mayor fluidez ha tenido un impacto directo en el bienestar de los equipos. Los agentes son ahora mucho más reactivos, ya no temen señalar los errores y corrigen sus entradas sin ningún tipo de aprensión. La herramienta, considerada muy lúdica, ha sido acogida unánimemente por todas las generaciones de trabajadores. Christine Amiran confirma que la experiencia es tan agradable que su equipo no daría marcha atrás por nada del mundo. De hecho, anima encarecidamente a sus colegas del sector hospitalario a dar el salto. Por fin, la dirección dispone de una herramienta de control remoto fiable que garantiza una organización ágil, moderna y perfectamente alineada con las exigencias de la salud pública.

«Es tan agradable de usar que por nada del mundo volveríamos al papel... Animo encarecidamente a mis compañeros a dar el salto».

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