ISS Bélgica: 100 centros, sin puntos ciegos.

Cómo Eezytrace ha transformado los documentos de cumplimiento de HACCP en un sistema de gestión centralizado y en tiempo real.

Lo esencial en pocas palabras

El reto

ISS Bélgica gestiona los servicios de restauración en más de un centenar de centros con perfiles muy diversos: hospitales, empresas farmacéuticas, oficinas y plantas de producción automovilística. La gestión de la seguridad alimentaria se basaba íntegramente en documentos en papel —fichas HACCP, registros de temperatura, planes de limpieza— con los problemas habituales a esta escala: documentos que no siempre se cumplimentaban, que no siempre eran legibles o que no siempre estaban ordenados. El equipo central de seguridad alimentaria (3 personas) dedicaba el 90 % de su tiempo a recopilar datos sobre el terreno, centro por centro, y solo el 10 % al análisis y la mejora. La falta de visibilidad centralizada impedía una gestión eficaz y exponía a ISS a riesgos durante los controles sanitarios y las auditorías de los clientes.

La solución

Implantación gradual de Eezytrace en toda la red de ISS Bélgica:

• Aplicación para tabletas destinada a los equipos de campo: autocontroles diarios estructurados, notificaciones por tarea y trazabilidad completa
• Paneles de control centralizados para la gestión de la seguridad alimentaria en múltiples centros: cumplimientos, incumplimientos y selección de medidas correctivas
• Algoritmo de predicción integrado para identificar los puntos débiles recurrentes de cada sitio
• Interconexiones API con los sistemas de los socios: SGS (auditorías externas y planes de acción), Olifresh (sensores de temperatura IoT), plataforma de datos interna Power BI
• Más allá de la seguridad alimentaria: gestión automatizada de reclamaciones de proveedores, registro de horas y integración de informes de auditorías externas
• Configuración personalizada para cada sitio web
• Un gestor de éxito del cliente dedicado y una relación de colaboración durante más de cuatro años

Los beneficios

La implantación de Eezytrace ha permitido:

• La inversión total de la proporción entre recopilación y análisis: de un 90 % de recopilación y un 10 % de análisis a un 10 % de recopilación y un 90 % de análisis, mejora e interacción sobre el terreno.
• Un ahorro de tiempo considerable para los equipos sobre el terreno: de entre 1 y 1,5 horas de tareas administrativas al día a entre 15 y 20 minutos.
• La reducción del equipo central de seguridad alimentaria de 3 a 2 ETC, sin que ello suponga una pérdida de calidad, sino todo lo contrario: una orientación más precisa de las acciones.
• Una trazabilidad completa y fiable, reconocida por las autoridades sanitarias belgas y confirmada por los resultados de auditorías externas.
• La centralización de todos los datos en una plataforma de datos de Power BI, lo que permite definir indicadores clave de rendimiento (KPI) y acuerdos de nivel de servicio (SLA), así como comparar el rendimiento de todos los centros y clientes.
• Una ventaja competitiva en las licitaciones, ya que ISS se posiciona como pionera en materia de seguridad alimentaria digitalizada.

Resultados clave

• Relación recopilación/análisis invertida: el 90 % del tiempo del equipo central se dedica a la mejora sobre el terreno.
• El tiempo dedicado a las tareas administrativas se ha reducido entre cuatro y seis veces (de 1 h a 1 h 30 min a 15-20 min al día).
• El equipo central de seguridad alimentaria ha pasado de 3 a 2 ETC.
• El 100 % de los sitios web se implementan y gestionan desde un panel de control centralizado.

«Si mañana tuviera que dejar de usar Eezytrace, creo que todos mis colaboradores sobre el terreno se rebelarían. Ya no pueden prescindir de él.» — Éric Thielemans, director de Operaciones — Servicios de Restauración y Salud en ISS.

Más de 100 centros, una sola herramienta para gestionarlo todo

ISS es una empresa líder a nivel mundial en servicios a empresas. En Bélgica, la división Food Services presta servicios de restauración colectiva en una red de más de un centenar de centros que abarcan sectores muy diversos: hospitalario, farmacéutico, oficinas y producción automovilística. Cada centro cuenta con sus propias infraestructuras, sus propias expectativas de los clientes y sus propios indicadores clave de rendimiento (KPI).

El proyecto está dirigido por Éric Thielemans, director de restauración para toda Bélgica, con el apoyo de un equipo de apoyo al «rendimiento» y un equipo central de seguridad alimentaria formado por tres personas.

Cuando el 90 % del tiempo se dedica a la recogida

Antes de la digitalización, la gestión de la seguridad alimentaria se basaba en documentos en papel. En la cocina, los documentos del sistema HACCP se acumulaban, a veces sin completar, a veces ilegibles y a veces desordenados. Los olvidos a la hora de rellenarlos exponían a ISS a sanciones, tanto por parte de los clientes como de las autoridades sanitarias.

El equipo central de seguridad alimentaria tenía que desplazarse de una planta a otra para comprobar manualmente el cumplimiento de las normas. La conclusión era clara: el 90 % del tiempo se dedicaba a la recopilación de datos, mientras que solo el 10 % se destinaba al análisis y a la mejora efectiva. Con tres personas para cubrir toda la red, la situación era insostenible.

«Antes, ISS dedicaba el 90 % de su tiempo a recopilar datos para solo un 10 % de interacción. Ahora hemos pasado a dedicar un 10 % a la recopilación y un 90 % a la interacción, las modificaciones y las mejoras sobre el terreno. Ahí radica todo el interés». — Éric Thielemans

De un proyecto piloto en tres centros a una implantación a nivel nacional

El proyecto se puso en marcha con Eezytrace en dos centros piloto, y luego en tres. El objetivo inicial era digitalizar los autocontroles: sustituir el papel por una aplicación estructurada para tabletas, con tareas predefinidas y notificaciones para guiar a cada jefe en su trabajo diario.

En concreto, cada mañana, el jefe de cocina encontraba en su tableta todas sus tareas: lecturas de temperatura de los frigoríficos, control de las entregas, comprobación del aceite de las freidoras y decenas de comprobaciones más. Al final de la jornada, la dirección sabía exactamente qué se había hecho —y qué no.

Una vez validado el modelo en los centros piloto, su implantación se extendió a toda la red. La instalación es sencilla y la configuración se adapta a cada caso: cada lista de comprobación se ajusta a las características específicas del centro. La puesta en marcha por parte de los equipos sobre el terreno es rápida: por lo general, los usuarios son autónomos al cabo de una hora.

«Una vezconfigurado, el sistema se instala en una semana como máximo. La interfaz es muy intuitiva. Por lo general, al cabo de una hora, los usuarios ya pueden manejarlo por sí mismos.» - Éric Thielemans

De los datos brutos a la gestión estratégica

Para ISS, no se trataba simplemente de digitalizar formularios en papel. El objetivo era aprovechar los datos recopilados para gestionar la seguridad alimentaria en toda la red.

En cuanto se conectó el 50 % de las instalaciones, ISS pudo empezar a trabajar de verdad con los datos. Un panel de control centralizado ofrece una visión general de cada instalación: tareas no conformes, requisitos cumplidos y puntos débiles recurrentes. El algoritmo de predicción integrado en Eezytrace permite identificar los problemas antes de que se agraven y aplicar medidas correctivas específicas.

Al mismo tiempo, ISS ha creado su propia plataforma de datos. A través de la API de Eezytrace, todos los datos se recopilan, se transforman y se integran en paneles de control de Power BI. La empresa puede definir sus propios KPI y SLA, así como comparar el rendimiento de todos sus centros y clientes. Estos datos son accesibles a todos los niveles: desde el jefe de cocina hasta el gestor de contratos, pasando por los propios clientes.

«No se habla con impresiones, se habla con hechos y cifras. Las conversaciones se transforman gracias a ello.» —Éric Thielemans

Una plataforma que va más allá de la seguridad alimentaria

A lo largo del proyecto, ISS ha ampliado el uso de Eezytrace mucho más allá de los autocontroles alimentarios.

Las reclamaciones a los proveedores se gestionan ahora directamente en la aplicación: se registra la reclamación y se envía automáticamente un correo electrónico al proveedor, al departamento de compras y a los departamentos implicados. Un panel de control central permite realizar un seguimiento de los proveedores y exigirles resultados basándose en datos objetivos.

El registro de horas de los empleados se ha integrado en la tableta. Los informes de auditoría externos (elaborados por SGS, auditor de ISS) se han incorporado al sistema: los equipos pueden consultar los informes y completar sus planes de acción en un mismo lugar, sin tener que alternar entre dos herramientas.

Los sensores IoT de Olifresh, socio de Eezytrace, envían automáticamente los datos de temperatura a la aplicación, lo que elimina una tarea manual diaria.

El objetivo es claro: reducir el número de herramientas sobre el terreno y simplificar el día a día de los equipos.

«La ventaja de estos sistemas flexibles es que el único límite es el de nuestras ambiciones.» - Éric Thielemans

Un impacto reconocido tanto a nivel interno como externo

Los resultados son cuantificables a todos los niveles.

En la práctica, el tiempo dedicado a las tareas administrativas ha pasado de 1 hora a 1 hora y media al día a solo un cuarto de hora. Los equipos pueden dedicarse a lo que realmente les importa: la cocina, el servicio y la atención al cliente.

A nivel central, el equipo de seguridad alimentaria ha pasado de 3 a 2 ETC, con una mayor eficiencia. La identificación de las necesidades de formación y asesoramiento se ha vuelto más precisa: se identifican los centros con dificultades y se les presta apoyo de forma prioritaria.

Durante las inspecciones sanitarias realizadas en Bélgica, las autoridades elogiaron el sistema. Los resultados de las auditorías externas coinciden sistemáticamente con los datos internos del sistema, lo que refuerza la confianza de ISS en la fiabilidad de la herramienta.

Por último, Eezytrace se ha convertido en un argumento competitivo. ISS lo incluye en sus licitaciones para demostrar su ventaja en materia de seguridad alimentaria digitalizada, un nivel de integración del que pocos competidores pueden presumir.

«Cuando las autoridades sanitarias ven nuestro sistema, nos dicen que les gustaría que todo el mundo dispusiera de la misma herramienta.» —Éric Thielemans

¿Por qué funcionó?

Hay tres factores que explican este éxito.

En primer lugar, un enfoque gradual y estructurado. La implantación se llevó a cabo en fases bien definidas, con una configuración a medida para cada contrato. Este enfoque gradual permitió ajustar el sistema de forma continua y garantizar la aceptación por parte de los equipos sobre el terreno.

En segundo lugar, una plataforma abierta e interconectada. Gracias a las API, Eezytrace se integra con las herramientas existentes de ISS: auditores externos, sensores IoT, ERP y la plataforma de datos Power BI. La herramienta no sustituye al ecosistema: se integra en él y lo simplifica.

En tercer lugar, una relación de colaboración duradera. A lo largo de más de cuatro años de colaboración, ISS y Eezytrace han desarrollado conjuntamente nuevas funcionalidades, han ampliado los ámbitos de aplicación y han adaptado la plataforma a las necesidades cambiantes sobre el terreno.

«A lo largo de estos cuatro años de colaboración con Eezytrace, hemos forjado una relación sólida y de confianza. Todas nuestras ideas siempre han sido acogidas con agrado. Esta relación no tiene precio.» - Éric Thielemans