Areas, ISS, TotalEnergies...: cómo la configuración a medida protege su marca

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Lo esencial en pocas palabras

Tema: Configuración a medida y personalización

El reto

La mayoría de las soluciones HACCP del mercado ofrecen un cierto nivel de personalización, suficiente para establecimientos con procedimientos estándar. Pero para las grandes cadenas que han desarrollado sus sistemas de gestión de la calidad alimentaria (PMS) y sus métodos de trabajo a lo largo de los años, con limitaciones sectoriales o características específicas de los clientes muy marcadas, este nivel de flexibilidad alcanza rápidamente sus límites. Lo que no encaja en los esquemas se simplifica o se elude, lo que genera desviaciones invisibles entre el PMS teórico y la realidad sobre el terreno, y expone a la cadena a riesgos sanitarios que nadie ve venir.

La solución

Eezytrace se ha diseñado para adaptarse a la totalidad del PMS de cada cliente, no solo a una parte ni a un subconjunto de controles estándar. El vocabulario del cliente, sus situaciones de trabajo, las frecuencias y los ámbitos definidos por el cliente. La configuración se basa en los procesos existentes y evoluciona con ellos de forma remota, sin necesidad de desplazamientos ni interrupciones en el servicio.

Los beneficios

• Los equipos sobre el terreno la han adoptado de forma natural, ya que la herramienta refleja lo que ya hacen
• Estandarización completa de las prácticas en toda la red, incluidas las sedes con características específicas
• Visibilidad en tiempo real de cada centro desde la sede: se acabaron los puntos ciegos y los riesgos sanitarios ocultos
• Agilidad ante los cambios normativos o internos: la configuración se adapta sin necesidad de movilizar a los equipos

Resultados clave

• 550 puntos de venta estandarizados en un único sistema de gestión de productos (Areas France)
• Tiempo administrativo sobre el terreno dividido entre 4 y 6: de 1 h a 1 h 30 min a 15-20 min/día (ISS Bélgica)
• Puesta en marcha en un máximo de una semana por centro
• El 90 % de las necesidades se cubren mediante una simple configuración, sin necesidad de desarrollo específico

«La solución se adapta exactamente a lo que queremos. Actualmente, Eezytrace se ajusta perfectamente a nuestras necesidades en materia de seguridad alimentaria, y sé que en el futuro podré solicitar nuevos módulos, incluso en otros ámbitos». — Mickaël Pactat, responsable de Seguridad Alimentaria y RSE, Areas France

El problema que las grandes cadenas conocen bien

Gestionar el cumplimiento de las normas sanitarias en decenas o cientos de centros supone un reto de naturaleza muy diferente al de un único centro. Cada centro cuenta con sus propios equipos, su propio ritmo y sus propias limitaciones de infraestructura. Y, sin embargo, es el mismo sistema de gestión de pacientes (PMS) el que debe aplicarse en todas partes, de la misma manera, todos los días.

La mayoría de las soluciones HACCP del mercado ofrecen un cierto nivel de personalización, suficiente para establecimientos con procedimientos estándar. Pero para una gran red, una cadena con procedimientos propios o un operador multisectorial en el que cada cliente tiene su propio PMS, este nivel de flexibilidad no es suficiente. Los casos no contemplados se simplifican, se eluden o se gestionan al margen de la herramienta. Las discrepancias entre el PMS teórico y la realidad sobre el terreno no desaparecen, sino que simplemente se vuelven invisibles.

Y es precisamente ahí donde surgen las crisis sanitarias. No en las situaciones que todo el mundo vigila, sino en los puntos ciegos que nadie ha sabido abordar adecuadamente.

Qué significa concretamente «adaptarse al síndrome premenstrual»

Eezytrace es la única solución del mercado capaz de adaptar íntegramente un Plan de Control Sanitario a la herramienta. No se trata de una parte ni de un subconjunto de controles genéricos, sino de la totalidad de los procedimientos del cliente, en su propia terminología, con sus situaciones de trabajo, sus frecuencias y sus ámbitos de aplicación.

En concreto: los nombres de los procesos y los autocontroles son los que ya utilizan los equipos sobre el terreno. Los campos de introducción de datos, los tipos de respuesta y las lógicas condicionales entre preguntas se configuran según las necesidades reales del cliente. Las actualizaciones de la configuración se realizan a distancia, sin necesidad de desplazamientos ni interrupciones del servicio. Y el 90 % de las necesidades se cubren con una simple configuración, sin necesidad de desarrollo específico ni de los plazos propios de un proyecto informático.

Esto es lo que Areas France ha identificado como criterio decisivo a la hora de elegir su solución HACCP para sus 550 puntos de venta repartidos por concesiones de autopistas, aeropuertos y ferrocarriles:

«Eezytrace ha resultado ser la favorita en nuestro estudio. Hay razones técnicas sencillas, como la posibilidad de trabajar sin conexión, pero sobre todo una gran ventaja para una estructura como la nuestra: su flexibilidad. La solución se adapta perfectamente a lo que queremos». — Mickaël Pactat, responsable de Seguridad Alimentaria y RSE, Areas France

Cuando cada centro tiene sus particularidades: el caso de ISS Bélgica

ISS Bélgica gestiona cocinas colectivas en entornos radicalmente diferentes entre sí: empresas, hospitales, centros farmacéuticos y plantas de fabricación de automóviles. Cada contrato con un cliente tiene sus propias expectativas, sus propios KPI y sus propios indicadores de rendimiento. La estandarización es una necesidad operativa, pero no puede llevarse a cabo en detrimento de las particularidades de cada centro al que se presta servicio.

Eso es precisamente lo que permite la personalización de Eezytrace: un marco común para toda la red, en el que cada centro cuenta con su propia configuración —sus procesos, sus listas de productos, sus zonas de almacenamiento y sus frecuencias de control—.

«Las autoridades sanitarias de Bélgica, cuando ven el sistema, dicen: “Nos gustaría que todo el mundo tuviera el mismo sistema que vosotros”. Contamos con una trazabilidad enorme; vemos exactamente el número de incumplimientos y las deficiencias de los centros». — Éric Thielemans, director de operaciones de ISS Services Restauration & Santé

Esta solución a medida tiene una consecuencia directa en la adopción: los equipos sobre el terreno reconocen sus controles, su vocabulario y su forma de trabajar. La herramienta valida lo que hacen, en lugar de imponerles un nuevo método. Y cuando la adopción es real, los datos se recopilan, lo que permite a ISS pasar de dedicar el 90 % del tiempo a la recopilación de datos a dedicarlo en su totalidad a la interacción, las correcciones y las mejoras sobre el terreno.

Qué cambia para la sede: los riesgos se hacen evidentes

Dado que todos los centros utilizan la misma herramienta —con su propia configuración, pero dentro del mismo marco—, los datos se recopilan de forma homogénea y comparable. El responsable de calidad puede analizar los indicadores de cumplimiento en toda la red desde su oficina, detectar las desviaciones, identificar los centros con dificultades y corregirlas a distancia antes de que el problema se agrave.

Es este cambio —pasar de una gestión reactiva a una gestión preventiva— lo que constituye la verdadera protección frente al riesgo sanitario. No se trata de una auditoría puntual ni de una visita sobre el terreno, sino de una visibilidad continua de lo que realmente ocurre en cada centro.

Cadenas como TotalEnergies, Buffalo Grill o Elior han seguido el mismo camino; algunas llevan más de diez años utilizando Eezytrace. No porque cambiar fuera complicado, sino porque la herramienta sigue evolucionando junto a ellas.

¿Por qué funcionó?

Hay dos factores que explican la sostenibilidad de este enfoque.

En primer lugar, una filosofía de producto desarrollada junto con los clientes desde el principio. Eezytrace no se concibió desde una oficina. Se desarrolló en colaboración con jefes de cocina, responsables de calidad y gestores de redes con múltiples establecimientos. Todas las funcionalidades surgen de las peticiones de los clientes, no de una hoja de ruta abstracta. Esto explica por qué la flexibilidad es arquitectónica: no es una capa añadida sobre una herramienta rígida, sino que forma parte de la forma en que se concibió desde el principio el motor de creación de autocontroles.

En segundo lugar, un ciclo de retroalimentación continuo. El producto actual es el resultado de más de diez años de comentarios recibidos sobre el terreno. Cada nueva opción de configuración responde a una necesidad expresada por un cliente real, en un contexto operativo real. Esto es lo que permite a ISS integrar sus informes de auditoría externos en la herramienta, conectar sus sensores de IoT para la transmisión automática de temperaturas o gestionar sus KPI personalizados a través de Power BI. A Areas, ampliar sus módulos mucho más allá de la seguridad alimentaria. Y a cada nuevo cliente, encontrar una herramienta que ya hable su mismo idioma.