En cinco meses, 800 empleados han recibido formación sobre Eezytrace a través de Eezytrace Academy

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Lo esencial en pocas palabras

Sector: Restauración en estaciones de servicio
‍Tamaño: Varios cientos de establecimientos en Francia, varios miles de empleados
‍Solución: Eezytrace + Eezytrace Academy

El reto

Con varios cientos de establecimientos repartidos por todo el territorio, cada uno con sus propios equipos y limitaciones, formar a los equipos en Eezytrace suponía un gran reto logístico. La elevada rotación de personal, propia del sector de la restauración en estaciones, hacía imposible mantener a largo plazo cualquier enfoque puntual y presencial. Las prácticas diferían de un centro a otro, los nuevos empleados no recibían formación de forma sistemática y cada salida de un responsable de centro suponía una pérdida de conocimientos locales. Un responsable de calidad tenía que desplazarse para detectar y corregir las desviaciones, una situación insostenible a esta escala.

La solución

Implantación de Eezytrace Academy para sistematizar la formación continua en el uso de Eezytrace:

• Eezytrace Academy: itinerarios formativos estructurados disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, con módulos breves, vídeos, cuestionarios de evaluación y certificación individual
• Dos perfiles distintos: uno para el personal operativo sobre el terreno (tableta, autocontroles, alertas, registros) y otro para los directivos y responsables de calidad (seguimiento de controles, incumplimientos, informes, configuración)
• Contenidos personalizados según los procedimientos internos del cliente
• Accesible desde una tableta, un smartphone o un ordenador, y directamente integrado en el ecosistema Eezytrace
• Posibilidad de revisión anual y actualizaciones periódicas de los contenidos
• Formación a distancia para supervisores, formato a medida (formación + sesión de preguntas y respuestas)
• Gestor de éxito del cliente dedicado: un único interlocutor durante toda la duración del proyecto

Los beneficios

La implantación de Eezytrace Academy ha permitido:

• La formación de 800 empleados en 5 meses, de forma continua a medida que se producen cambios de personal, sin recurrir a formadores externos ni organizar desplazamientos.
• El paso de una formación puntual y no escalable a una formación continua, autónoma y certificada.
• La unificación de las prácticas en el 100 % de los centros, a pesar de la dispersión geográfica de la red.
• Mejores calificaciones en las auditorías gracias a un uso más riguroso de la aplicación y a una reducción de los errores de introducción de datos.
• Un ahorro de tiempo considerable: los supervisores ya no tienen que dedicar tiempo a formar individualmente a cada nuevo empleado.
• Un seguimiento completo de la formación: certificados individuales y cuestionarios que sirven como prueba en caso de auditoría o inspección.

Resultados clave

• 800 empleados formados a través de Eezytrace Academy en 5 meses, de forma continua a medida que se incorporaban y se marchaban.
• Tiempo de formación por supervisor reducido a menos de la tercera parte (de 7 horas a 2 horas).
• El tiempo de formación por operario se ha reducido a la mitad (de 1 h 30 min a 45 min, con total autonomía).
• Procesos unificados en el 100 % de los centros de la red.

«Con cientos de puntos de venta, no podemos permitirnos que la formación dependa de la disponibilidad de un responsable, del personal, del formador, etc. Hemos dejado de impartir formación de forma puntual para empezar a hacerlo de forma continua. Se trata de un cambio de enfoque total, y es justo lo que necesitábamos a nuestra escala».

Cientos de centros de distribución, una sola norma que cumplir

El grupo gestiona una densa red de establecimientos de restauración repartidos por todo el territorio francés. Cuenta con varios miles de empleados, se enfrenta a una elevada rotación de personal, propia del sector de la restauración en estaciones, y tiene ante sí un reto estratégico: garantizar la excelencia operativa y el control sanitario en toda la red desde una sede central, sin poder estar presente en cada uno de los establecimientos.

Las dificultades son múltiples: dispersión geográfica, un volumen enorme de puntos de distribución, la imposibilidad de impartir formación presencial en cada centro a gran escala y la obligación de garantizar una trazabilidad rigurosa según el sistema HACCP en un sector muy controlado. El proyecto cuenta con el respaldo al más alto nivel —por parte de la responsable mundial de Calidad—, lo que refleja la importancia estratégica de lo que está en juego.

Cuando la formación puntual ya no es suficiente

Independientemente de la aplicación HACCP que se utilice, la formación sigue siendo un requisito imprescindible. Aunque cuente con la mejor ergonomía del mercado, una herramienta digital solo da resultados si los equipos saben cómo utilizarla. Y en una red de este tamaño, ahí es precisamente donde está el problema.

A pesar de contar con un Plan de Control Sanitario común, las prácticas variaban de un centro a otro. El problema no era la herramienta —Eezytrace está diseñada para que se aprenda a usarla rápidamente—, sino la magnitud de la implantación: formar a varios cientos de supervisores y, a continuación, en cascada, a miles de operarios sobre el terreno, es un proyecto imposible de mantener a largo plazo con un enfoque puntual. Y aún menos de renovar a medida que se produce la rotación de personal.

Una formación puntual y presencial no abarca a los nuevos empleados, no gestiona las bajas ni permite la actualización de conocimientos. Cada baja de un responsable de centro supone una pérdida de conocimientos técnicos locales. La auditoría, útil pero insuficiente a esta escala, no permitía el seguimiento en tiempo real de los registros en cada punto de control.

La conclusión extraída sobre el terreno era clara: a pesar de que la aplicación era intuitiva, el gran número de turnos de trabajo generaba un flujo constante de consultas a la sede central. Sin un programa de formación continua, ni siquiera la mejor aplicación del mercado puede desarrollar todo su potencial.

Formar a 800 personas sin desplazarse

En primer lugar, se impartió formación a distancia a los supervisores, en un formato a medida: sesiones formativas seguidas de sesiones de preguntas y respuestas, que abarcaban tanto el manejo de la aplicación para tabletas como del Espacio Manager.

A continuación, Eezytrace Academy se hizo cargo de la tarea de sistematizar la formación continua sobre el uso de la herramienta. La plataforma ofrece dos itinerarios distintos: uno para el personal operativo sobre el terreno (manejo de la tableta, realización de autocontroles, gestión de alertas y registros diarios), y otro para los directivos y responsables de calidad (seguimiento de los controles, tratamiento de las no conformidades, análisis de informes y configuración del entorno de trabajo). Cada empleado avanza en función de sus responsabilidades, lo que refuerza la apropiación y reduce los errores.

Los módulos son breves, prácticos y están diseñados para afianzar los hábitos correctos. En cada etapa se realiza un cuestionario para comprobar la comprensión, y al finalizar el curso se expide un certificado individual, una prueba tangible en caso de auditoría o inspección. Los contenidos se personalizan según los procedimientos internos del cliente: no se trata de una formación genérica, sino de su propia formación, con su vocabulario y sus procesos.

Se puede acceder a través de la tableta Eezytrace, un smartphone o un ordenador, siguiendo unos sencillos pasos: registro por correo electrónico, código de validación y acceso inmediato. Además, los contenidos se actualizan periódicamente y existe la posibilidad de realizar una actualización anual.

El factor humano ha sido decisivo: un gestor de éxito del cliente dedicado ha acompañado el proyecto de principio a fin, actuando como interlocutor único, capaz de coordinar los ajustes y mantener el impulso.

Resultados cuantificables a nivel de red

En un plazo de cinco meses, se ha formado a 800 empleados a través de Eezytrace Academy en toda la red, y esta cifra incluye las rotaciones de personal durante ese periodo. No se trata de una iniciativa puntual: las bajas se compensan con la formación continua de los nuevos empleados, sin necesidad de recurrir a formadores externos ni de organizar desplazamientos.

La estandarización de las prácticas es total: todas las sedes utilizan ahora Eezytrace de la misma manera y se adaptan más fácilmente a los cambios en la configuración. El tiempo de formación por supervisor ha pasado de 7 horas a 2 horas. En el caso del personal operativo, ha pasado de 1 hora y media (con un responsable que les asistía) a 45 minutos de forma totalmente autónoma.

El impacto va más allá de la propia formación. Eezytrace se utiliza mejor en el día a día, los errores de introducción de datos han disminuido, lo que se traduce en mejores resultados en las auditorías. El volumen de consultas remitidas a la sede central y a Eezytrace ha disminuido significativamente: Eezytrace Academy responde a las preguntas antes de que se formulen.

Cada mes se ahorran varias horas por centro, que antes se dedicaban a tareas administrativas relacionadas con la formación. El responsable de Calidad de la sede central puede ahora analizar los indicadores de cada centro a distancia y corregir las desviaciones sin necesidad de desplazarse. Se ahorran decenas de miles de hojas cada mes en toda la red.

¿Por qué funcionó?

Hay dos factores que explican este éxito.

En primer lugar, un formato a distancia bien estructurado que ha permitido que la formación sea viable a esta escala. Sin desplazamientos masivos ni interrupciones en el servicio. La formación se adapta a las necesidades del cliente: no se trata de un curso de e-learning genérico, sino de un itinerario diseñado específicamente para su sistema de gestión de propiedades (PMS), sus controles internos y sus procesos diarios.

En segundo lugar, Eezytrace Academy como base para la formación continua. Ya no se trata de una formación puntual que se desvanece con la rotación de personal. En 5 meses, se ha formado a 800 personas, incluidas aquellas que han sustituido a los que se han marchado durante ese periodo. Los nuevos empleados reciben formación continua, los conocimientos técnicos ya no dependen de una sola persona por centro y la certificación aporta una prueba tangible de la mejora de las competencias.