Un exitoso proyecto de implantación para una gran empresa con varias sedes

Gestión de proyectos de despliegue en múltiples centros

La gestión de proyectos de implantación en grandes empresas con múltiples sedes es el conjunto de procesos y métodos utilizados para planificar, ejecutar y controlar la implantación de soluciones digitales en varias sedes a la vez, con el fin de garantizar la calidad, coherencia y rapidez de su implantación. El objetivo final es que los usuarios se sientan cómodos con la nueva solución y que la utilicen.

En el sector alimentario, la gestión del proyecto de implantación es esencial para integrar con éxito una solución digital de gestión de riesgos en su empresa. El despliegue de estas soluciones tendrá un impacto en todos sus centros, departamentos y equipos, y requiere una planificación cuidadosa y un seguimiento continuo.

Si tiene una estrategia clara de gestión del cambio e invierte en apoyar a sus empleados durante todo el proceso de implantación, tiene 3,5 veces más probabilidades de lograr los resultados esperados ¹.

Consecuencias de una mala gestión de los proyectos

Una mala gestión de los proyectos puede tener una serie de consecuencias negativas:

• Riesgo de retrasos adicionales: una planificación y gestión de los recursos deficientes pueden provocar retrasos en el despliegue de la solución.
• Riesgo de sobrecostes: una mala planificación también puede provocar sobrecostes innecesarios, sobre todo en términos de tiempo, recursos y gastos adicionales.
• Riesgos de pérdida de calidad de servicio: una mala gestión del proyecto puede provocar fallos de funcionamiento y problemas de calidad de servicio para los usuarios finales. Por ejemplo, un sitio puede desplegarse con una configuración inadecuada, pueden aparecer errores o perderse datos. Todo ello puede dañar la imagen de marca de la empresa e incluso la salud de los consumidores.
• El riesgo de desmotivar a los equipos: una gestión caótica de los proyectos puede crear situaciones de estrés y presión para los equipos implicados. Los retrasos, los errores o los problemas de calidad del servicio pueden repercutir en la productividad de los equipos y desmotivarlos.

Estas consecuencias negativas pueden repercutir en la calidad de la implantación y comprometer los beneficios esperados de la solución digital implantada.

Fases clave de un proyecto de despliegue

Un proyecto de despliegue es una tarea compleja que requiere una planificación rigurosa y una ejecución meticulosa desde el momento en que se elige al proveedor de servicios. Las etapas clave incluyen :

Contar con un responsable dedicado

Se asigna una persona dedicada a su empresa para apoyar la implantación de la solución y realizar un seguimiento periódico. Conocerá su empresa, responderá a sus preguntas y se asegurará de que la herramienta se utiliza de forma óptima para que pueda alcanzar sus objetivos. Al trabajar en estrecha colaboración con su equipo, también pueden sugerir ajustes y mejoras para maximizar la eficacia de la solución.

Analizar sus necesidades

El siguiente paso consiste en determinar las necesidades de la empresa y de las distintas sedes, así como identificar las limitaciones técnicas y las expectativas de las distintas personas implicadas en el proyecto. Por tanto, es importante comprender los diferentes procesos, flujos de trabajo, funciones y responsabilidades de los distintos equipos para definir el método de implantación que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. Un proveedor de servicios con experiencia en trabajar con grandes grupos podrá ayudarle a identificar estos diferentes elementos en una fase temprana.

Definir indicadores de éxito y ROI

Para medir el éxito de su proyecto de despliegue, es esencial definir indicadores clave de rendimiento (KPI). Estos KPI se determinan al inicio del proyecto con su gestor especializado. Deben ser pertinentes y mensurables, y estar directamente relacionados con los objetivos definidos anteriormente. Por lo general, cubren el despliegue en sí, pero también el éxito del proyecto de digitalización en su conjunto. Como los KPI son prácticamente infinitos, dependiendo de su empresa y de las personas implicadas (sobre el terreno, directivos, sede central, etc.), mencionaremos sólo algunos:

Para la sede central y los directivos :

• el ROI previsto,
• compatibilidad con el sistema informático existente,
• calidad y facilidad de uso de los cuadros de mando de alto nivel (nivel de grupo),
• fiabilidad de la información,
• impacto en la imagen de la empresa,
• retención de los empleados in situ,
• velocidad de ejecución,
• mejora del cumplimiento de los procesos...

Para el sitio :

• la calidad de la formación,
• facilidad de uso,
• ahorro de espacio, al acabar con la necesidad de archivar etiquetas de papel,
• calidad de los equipos (tabletas, impresoras, sondas, etc.),
• la ausencia de bichos,
• la disponibilidad del soporte técnico del proveedor de servicios...

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Planificación del proyecto

Una vez definidos los indicadores, es hora de planificar el despliegue. Esta etapa consiste en definir los objetivos, los recursos necesarios, los plazos y las etapas clave del proyecto. Aunque haya que equipar cientos de centros, estos proyectos pueden llevarse a cabo fácilmente. La implantación progresiva, que consiste en equipar un pequeño número de centros (fase piloto) antes de proceder a la implantación completa, suele ser el método más adecuado para los grandes distribuidores. Permite perfeccionar y hacer aun más eficaces la formación, las autocomprobaciones y la sensibilización para que, posteriormente, todos los centros puedan apropiarse del sistema.

Comunicarse con regularidad

Una comunicación clara y regular con las distintas partes interesadas es esencial para garantizar el éxito del proyecto. La comunicación debe adaptarse a las necesidades de cada parte interesada y definirse al inicio del proyecto. Hay muchas formas de hacerlo:

• Plataformas de comunicación colaborativa (Slack, Teams, etc.);
• Reuniones semanales;
• Tablas de informes y seguimiento ;
• Eventos y formación...

Los equipos de implantación deben comunicarse regularmente con las distintas sedes para asegurarse de que se comprenden las necesidades y se cumplen las expectativas. También es importante formar a los usuarios finales para que se familiaricen con las nuevas soluciones digitales. Por último, la comunicación periódica con el proveedor de servicios y el suministrador garantizará que el proyecto avanza según lo previsto y que se detecta rápidamente cualquier desviación del plan inicial.

Preparar el equipo o hacer que lo preparen

Es importante realizar una preparación técnica sólida para que su proyecto tenga éxito. Esta preparación, a cargo de su proveedor de servicios o sus equipos, requiere una perfecta reproducción digital de su PMS, la configuración de las tabletas y, a continuación, el envío de los equipos a los centros. Una buena preparación técnica garantiza un despliegue más rápido y eficaz, evitando al mismo tiempo cualquier problema técnico.

Elegir la formación adecuada

El acompañamiento en este cambio es vital. Para ello hay que planificar una formación a medida para uno mismo y para los distintos usuarios, en función de su nivel de conocimientos y de sus necesidades específicas. El método que mejor se adapte a su empresa optimizará la transferencia de conocimientos y el tiempo de formación necesario.

Por ejemplo, es posible impartir formación para la dirección (encargados de los centros, responsables regionales, responsables de mercados, responsables de calidad, etc.), que a su vez pueden formar a los equipos in situ. Para ello existen varios métodos de formación, como la formación a distancia, la formación en varias etapas con sesiones de preguntas y respuestas, y las sesiones puntuales con módulos sobre una herramienta específica. Es importante que estas formaciones tengan en cuenta las preguntas y peticiones de los usuarios, para que se familiaricen con las herramientas digitales. También pueden ofrecerse videotutoriales, que se pueden cursar desde una tableta o el portal web, para que los usuarios aprendan a su propio ritmo, ya sea a distancia o in situ.

Seguir el proyecto

La supervisión es una etapa crucial del proyecto de implantación. Garantiza que la solución se utiliza correctamente y satisface las necesidades de la empresa. El seguimiento puede incluir evaluaciones periódicas, informes de situación y reuniones con las distintas partes interesadas.

Los cuadros de mando específicos, suministrados por su proveedor de servicios, pueden ayudarle a supervisar la implantación, el buen funcionamiento de los equipos y el uso correcto de la solución.

En conclusión

Para garantizar el éxito de un proyecto de implantación a gran escalaes crucial elegir al proveedor adecuado que pueda ayudarle en las etapas clave, desde el análisis de las necesidades hasta la satisfacción de todas las partes interesadas.

La gestión de proyectos para la implantación de soluciones digitales en el sector alimentario es un elemento clave para el éxito de la transición hacia procesos más eficientes y seguros. Una mala gestión del proyecto puede tener importantes consecuencias negativas, mientras que una buena gestión del proyecto le dará mayor confianza en sus procedimientos de seguridad alimentaria.

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¹ Según un estudio de Deloitte, las empresas que tienen una estrategia clara de gestión del cambio e invierten en apoyar a sus empleados durante todo el proceso de implantación tienen 3,5 veces más probabilidades de lograr los resultados deseados de su proyecto de transformación digital.